洞察與資訊

項目經理不懂跟進,工作等于白做!

日期: 2019-06-10

  信息的有效傳達對項目管理過程中的重要性不言而喻,但是很多項目經理都會忽略工作中跟進的重要性。上下級雙方之間的信息不對稱,對項目工作的展開造成了很大的阻礙。

  在我多年的工作經驗中,好像很少會出現會議最后會變化或取消這類事情。每次見面,我必然會約好下次的見面時間,然后到約會前一兩天再去確認。就像我上面說的,我喜歡主動,更重要的是事情不跟進是不會有進展的

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“溝通”是額外的事嗎?

  我一個共事多年的同事就有一個壞習慣,總是不會做跟進的溝通。當事情交給他后,會很久沒有聲音。過了幾個星期我突然想起來,就問他到底怎樣了,他說:“完成了”。

  他可能還以為有分加,誰知道在我心里已經減了兩分。首先,因為一直沒有反饋,我不能將此事放下,就是說這件事一直還是我的責任,所以扣一分。然后做完都不說,讓我繼續想著這件事情,又扣一分。

  如果讓我從別的渠道聽到他已經將事情做好了,而我這個直屬上司還傻傻不知情,這個絕對又要扣一分。我們的績效是五分滿分,一分就出局,就算這個同事從滿分開始,因為不重視溝通他也已經差不多要出局了

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  這個可能也是一個價值觀問題。有的人認為“溝通”是額外的事情,不應該占用做事情的時間。如果有人說“最近真是太忙了,都沒有時間與我的團隊溝通了”,那這個人絕對是一個不注重溝通的人。

  我認為沒有天生的溝通高手,要變成一個溝通達人,首先要認識到“溝通”就是做事情的一部分,而且還是很重要的一部分。如果事情做完但沒有同相關人等溝通,對他們來說,你可能還沒有開始做。有了這個意識后,行為上才可能開始改變。

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好助理,差助理

  我再分享一下我過去的助理是怎樣做事情的。如果助理安排我出差去參加一個活動,決定下來之后,她就會安排每周有一個15~30 分鐘的電話會議,請所有安排活動的人來做溝通。

  通常在安排中會有很多動態的事情要處理,我在聽到進展情況后也可能會有不同想法。一直到出差前兩天,一切都定下來了,她就會給我詳細的細節安排,這些細節都會在我的日程表里面出現,盡量做到我對任何的活動細節都有機會預演一次。

  舉個例子,老板后天要飛北京,靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京然后順利地接回來。整個過程她會先走一遍,在自己的腦海里先走一次流程,連老板沒有碰上的她都給想到了。

  但不要以為不靠譜的助理不想將工作做好,他們往往也是熱心的好員工,只是總愛丟三落四。不到位的溝通,可能你做了8 分扣了4 分;但如果溝通有效,7 分變10 分。所以一個專業的項目經理人必須要重視溝通。

  不管項目簡單或者復雜,不管項目成員水平高或者低,不管客戶是通情達理還是強勢難纏,要想保障項目的成功,最重要的還是整個過程中隨時的溝通與協調。

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掌握“跟進”主動權

  但如果你的上司不善溝通,還反過來怪你溝通不足,那怎么辦?如果你是下屬,你可以利用SMART 來將溝通“機制”搭好。SMART 中,

  S 指的是Specific(具體的)

  M指的是Measurable(可衡量的)

  A指的是Achievable(可行的)

  R指的是Relevant(相關的)

  T指的是Time(時限)

  你可以用SMART 作為一個反饋工具,為什么沒有R 呢?因為是老板要求你做的,你的假設就是老板已經考慮好這個項目與他的方向是相關聯的了。

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  例如:SMAT 的對話:

  “老板,我聽到你對我的要求了,我怕聽錯了,還是重復一次讓你確認一下比較好。我具體聽到的是……你是否同意?”

  ——“同意。”

  “要衡量這件事情是否做成功,我覺得還是要沿用你一直在推動的績效考核。你看看我建議這個考核標準是否可行,或者你有其他的建議?”

  ——“沒有問題,這個標準 可以。”

  “我想與老板分享一下我聽懂你的要求后我的一個判斷。我認為這件事情絕對是可行的,但是以我目前手上的資源來說,我可能要放慢一下我另外一個項目的速度,如果你可以接受的話,我們可以馬上開始這個項目。”

  ——“這樣吧,另外一個項目不要放慢,我多調動點資源給你,讓你將這兩件事都辦了。”

  “好的,有了額外資源,事情就好辦了。如果這些資源下周能到位,我估計這個項目能夠在6個月內完成。還有我希望能夠每兩個星期給你一個簡單的進度匯報,發微信溝通,有必要再開會。確保你知道項目進展,如果變化,我也會及時通知你,你覺得這樣可以嗎?”

  ——“很好,我們就按這樣去辦,我等你微信。”

  老板心里很滿意,因為他知道每兩周會收到一個進度匯報,那這件事就算徹底移交了。

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  溝通一開始就不能停下來,持續的溝通是任何關系改善必經的環節。

  項目經理人必須要將“跟進”作為一種職場基因來培養,“等待”的心態一定不會讓你在職場有太順利的發展。

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